Anche nell’era digitale, fra cloud e social media, creare un archivio è un modo per consentire agli altri di lavorare senza problemi. Perché i file, in fondo, sono cartelline portadocumenti.
Quelle che una volta erano semplici cartelline portadocumenti oggi molto spesso sono file elettronici, ma il principio generale non cambia: ogni tipo di lavoro ha esigenze di archivio specifiche, e per ognuna di esse ci sono servizi in grado di soddisfarle meglio di altri. Vediamone insieme alcuni esempi.
File Sharing: i cinque servizi principali.
Anche nelle piccole realtà aziendali si fa sempre più pressante l’esigenza di archiviare una mole sempre crescente di informazioni, in modo che siano accessibili in modo sicuro alle persone che ci devono lavorare, e che non sempre sono concentrate nello stesso ufficio. A questo proposito possono tornare utili i principali servizi di file sharing. un recente articolo del sito Techradar ha stilato la classifica dei primi cinque.
Al primo posto Dropbox, che offre due giga gratuiti di archivio, che però diventano 16 se si collega il proprio dropbox ai social media e si invitano gli amici a utilizzarlo.
Al secondo posto Google Drive, scelta naturale per gli utilizzatori di Android e con uno spazio gratuito di 15 Giga.
Al terzo posto Mega, erede di Megaupload che in Italia ha avuto vicissitudini legali legate al download di film e musica, ma che offre fino a 50 giga di spazio gratuito.
Al quarto posto One Drive, integrato nel file explorer di Windows10 e con soli 5 Giga gratuiti.
Al quinto posto ICloud, per gli utilizzatori di Mac: i Giga gratuiti sono solo cinque, ma diventano 50 con soli €0,99 mensili.
File sharing: condividere ispirazioni con Evernote.
Un servizio utile e interessante per la condivisione di informazioni strutturate in un archivio è quello fornito da Evernote. Evernote è una piattaforma che consente di creare una serie di taccuini di appunti, note, ispirazioni che possono servire a gruppi di lavoro per condividere idee da cui possono nascere progetti più strutturati. I taccuini sono così disponibili su tutti i device utilizzati da chi li ha creati, e da coloro che hanno l’accesso condiviso con queste ispirazioni. E si possono sia condividere taccuini personali, sia creare direttamente taccuini di gruppo su cui lavorare insieme, anche a distanza. Come i principali servizi di file sharing, anche Evernote ha funzionalità basic gratuite, cui si possono aggiungere diversi piani a costi crescenti.
File Sharing: condividere l’uso dei social.
La parola “condividere” è uno dei pilastri dell’attività dei social media e Hootsuite, una delle piattaforme più utilizzate per la gestione professionale dei principali social, ne è perfettamente consapevole. Hootsuite è utilizzata per pianificare, monitorare e gestire la presenza delle aziende sui principali social tenendo tutto sotto controllo da una sola schermata. Tutti i contenuti in fase di progettazione possono essere commentati e modificati da tutte le persone interessate all’interno dell’organizzazione, per poi essere pubblicate quando il lavoro è finito. Recentemente, poi, Hootsuite ha sviluppato una applicazione denominata Amplify, che consente di creare una rete immediata di diffusione dei post pubblicati basandosi sulle interazioni social dei dipendenti della propria azienda. È stato calcolato, infatti, che i post condivisi dai dipendenti di un’azienda ottengono 24 volte più condivisioni di quelli normali. Perché, come dicevamo all’ inizio, condividere è social.
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