Stai organizzando un evento? Ecco cosa non può mancare…

Che sia di piccole o grandi dimensioni, poco cambia: quando si organizza un evento, un convegno, una festa aziendale, una presentazione di prodotto, ci sono dei materiali cartacei indispensabili da produrre. Vediamo insieme quali…

SI PARTE DALL’INVITO
Se è vero che ai giorni nostri gli inviti elettronici sono i migliori per avere un riscontro immediato sulle presenze, è anche vero che in occasioni speciali un invito cartaceo fa la differenza. L’importante è che sia personalizzato e che contenga poche semplici informazione, sulla data e il luogo dell’evento e il numero da chiamare per segnalare la propria partecipazione.
INDICAZIONI SEMPLICI E PUNTUALI
Da dove si accede al luogo dell’evento, dov’è situato il banco di registrazione, dov’è la tavola rotonda, come si arriva al buffet…per indicare tutte queste è possibile stampare manifesti o locandine, meglio se realizzati con una grafica semplice, ben visibile anche a distanza e soprattutto d’impatto.
AL BANCO DELL’ACCOGLIENZA
Qui non possono mancare degli espositori da banco che contengono depliant di prodotto, brochure aziendali o programmi dettagliati dell’evento. Sempre all’accoglienza, verranno distribuiti eventuali badge ai relatori o ad ospiti di particolare prestigio, cartelle stampa a giornalisti e materiale informativo a chi lo richieda.
E UNA VOLTA IN SALA…
Tutto è pronto: sulla tavola dei relatori sono già posizionate le targhette con i loro nomi, alle loro spalle campeggiano manifesti o roll up con l’immagine aziendale e, ad ogni posto a sedere, è assegnata una cartellina personalizzata con eventuali comunicati stampa, schede prodotto, brochure e tutto quello che serve affinché venga ben comunicato l’evento. Se poi si vuole lasciare un ricordo in più ai partecipanti, basterà stampare block notes con logo e posizionarli su ogni postazione assegnata.
COFFE BREAK!
Fine dei lavori o piccola pausa: durante un evento c’è sempre un momento di stacco, in cui gli ospiti sono chiamati a cambiare stanza per partecipare a un momento conviviale. Anche qui, tutto va bene indicato con cartelli semplici, affinché tante persone insieme riescano a muoversi nello spazio con agilità. E, dopo la pausa, tornare al loro posto in tempi brevi.
INFINE, ALL’USCITA…
Anche qui, per salutare gli ospiti, a volte si rende necessario un “promemoria” aggiuntivo: un piccolo gift, un prodotto cartotecnico creato per l’occasione, un catalogo personalizzato, un oggetto promozionale legato all’azienda, inserito in uno shopper personalizzato…qualsiasi cosa, insomma, che possa lasciare un ricordo positivo della nostra azienda e del nostro evento.